根据《普通高等学校学生管理规定》(中华人民共和国教育部令第41号)，为进一步加强和规范我院学籍学历管理工作，切实维护学生合法权益，特制定本办法。

一、组织机构

为做好学院学籍学历管理工作，建立学籍学历管理分级责任制，成立临汾职业技术学院学籍学历管理领导小组，具体如下：

组长：学院党委书记、学院院长

副组长：分管副院长

成员：学生处处长、招生处处长、教务处处长、计财处处长、就业指导中心主任、各系书记

领导组下设办公室，办公室主任由学生处处长担任，具体承担学籍学历管理工作的组织实施;各系书记是学生学籍学历管理工作的直接责任人，各班级辅导员(班主任)是学生学籍学历管理工作的具体责任人。

二、新生报到注册

(一)新生报到前，招生处需向学生处及各系提供新生预报到名单;

(二)新生报到期间依据《临汾职业技术学院新生入学资格审查和录取资格复查工作实施方案》进行入学资格初步审查，审查合格的办理入学手续，予以注册学籍;审查发现新生的录取通知、考生信息等证明材料，与本人实际情况不符，或者有其他违反国家招生考试规定情形的，取消入学资格。

(三)学生入学后，在3个月内按照国家招生规定进行复查，复查内容主要包括以下方面：

1.录取手续及程序等是否合乎国家招生规定;

2.所获得的录取资格是否真实、合乎相关规定;

3.本人及身份证明与录取通知、考生档案等是否一致;

4.身心健康状况是否符合报考专业或者专业类别体检要求，能否保证在校正常学习、生活;

5.艺术、体育等特殊类型录取学生的专业水平是否符合录取要求。

复查中发现学生存在弄虚作假、徇私舞弊等情形的，确定为复查不合格，应当取消学籍;情节严重的，移交有关部门调查处理。

复查的程序和办法依据《临汾职业技术学院新生入学资格审查和录取资格复查工作实施方案》。

(四)学生报到结束后，招生处将本年度各专业、层次报到学生的招生资料和名册移交各系;名册和新生入学资格初审报告书面移交学生处。

(五)学生报到后，各系、班级组织学生核实自己的相关信息(包括姓名、性别、身份证号、考生号、专业、学制、生源地)，并由学生本人、本班辅导员(班主任)、系学籍信息员、系领导签字后提交学生处待注册，各系组织新生填写《临汾职业技术学院学生基本情况登记表》存查。

(六)学生处审核确定新生报到注册名单进行学籍注册，同时上报省教育厅行政主管部门，完成新生的首次学籍电子注册工作。

(七)新生学籍电子工作完成后，各系及时督促所有新生及时登录“中国高等教育学生信息网”核对个人身份信息和学籍注册信息，对于发现的问题以书面报告的形式递交学生处，以便及时核实纠正。

(八)学生处根据新生报到注册名单为学生办理学生证、火车票优惠卡等，同时在学生证上加盖“注册专用章”。

三、在校生注册

在校生注册分为“学年第一学期注册”和“学年第二学期注册”。

(一)学生处负责全院在校生每学期学籍注册工作，办理注册时间为开学后两周内。

(二)学生每学期在正式上课前须在所在系报到注册登记，各系根据要求完善《临汾职业技术学院学生学籍册》，并在正式上课前将学生报到情况报学生处备案，对没有按期报到的学生须做出书面情况说明。

(三)报到后的学生凭本人学生证经学生处专人审核后，办理正式注册手续，并在学生证上加盖“注册专用章”。未按学期加盖“注册专用章”的学生证，不能作为有效证件使用。

(四)凡因各种原因不能如期注册的学生，各系均应逐一核实后，向学生处出具书面报告说明情况。

(五)每学年第一学期，学生须在开学报到两周内足额缴纳学费。计财处负责对学生缴费情况进行统计。未缴纳学费或办理减免、缓缴等手续的，学校不予注册，按自动退学处理，取消学籍。家庭经济困难的学生可以申请贷款或者其他形式资助，办理有关手续后注册。

(六)每学期开学一个月内，学生处应将学籍异动情况通报至各系和相关部门，各系及时通知学生本人。

(七)每学年第二学期注册，除缴清学费环节外，其余按以上程序执行。

四、学籍异动

(一)退学：学生有下列情形之一者，应予退学。

1.休学期满，在学校规定期限内未提出复学申请或者申请复学经复查不合格者;

2.经过指定医院诊断，患有疾病或者意外伤残，不能坚持正常学习者;

3.本人申请退学，经说服教育无效者;

4.不论何种原因，在校学习时间超过六年者;

5.超过学校规定期限未注册而又无正当事由者;

6.因其它特殊情况，学校认为必须退学者。

按本条规定作退学处理，由院长办公会会议研究决定。

(二)休学、复学：学生提交休学、复学(附休学证明)申请书，各系学生管理负责人和辅导员(班主任)审核后，及时将休学、复学通知单和学生提交的休学、复学申请书提交学生处，学生处依据教育部第41号令负责学籍状态的更改。

(三)转学(转出)：学生提交转学申请(理由充分、真实，对方院校同意转入)，所属系负责人对申请审核同意签字，相关职能部门和分管院领导同意签字后，办理网上学籍转学确认手续。

(四)转学(转入)：学生处为相关系提供省教育厅签发的批准转学批文复印件或者是学院文件作为学生入班的依据，办理网上学籍确认手续。

(五)转专业：学生因个人兴趣和特长提交转专业申请，所在系及拟转入系书记签署意见，经学生处审核，分管院领导同意后，办理相关学籍手续。

下列情形不得转专业：

1.学生入学未满一学期或者毕业前一年(注：两年制的可在一年级第二学期转专业);

2.艺术类和体育类专业学生;

3.对口升学学生、单独招生学生、三二转段学生;

4.其他入学录取时有约定条件的;

5.无正当理由的。

学院根据社会对人才需求情况和专业发展情况，在学生自愿的基础上，经过学院院长办公会会议研究，可以适当调整部分学生的专业。

(六)留、降级：各系对于拟作留、降级处理的学生，及时以函件形式上报学生处,经学生处审核，分管院领导同意后，办理相关学籍手续。

五、毕业资格审核及相关工作流程

学生处、就业指导中心、教务处、计财处等相关部门分别审核本届毕业学生的毕业资格，学生处负责审核办理毕业证书，就业指导中心负责审核办理就业报到手续，教务处负责审核学业成绩，计财处负责审核学费的缴纳情况。

(一)每学年第二学期开学后，各系学生管理负责人将符合毕业条件的预计毕业学生名单(具有学籍的学生)汇总后报学生处和就业指导中心。

(二)各系、班级认真审核预计毕业生名单、信息数据库(包括：学号、姓名、性别、身份证号、出生日期等重要信息)，确保上报毕业生信息的数据准确。

(三)各系学生管理负责人根据学院安排(新华社山西分社指定时间)，认真组织学生参加毕业图像信息采集，及时登录中国高等教育学生信息网(https://www.chsi.com.cn/),核对学生本人的图像信息。学生处负责汇总预计毕业生错误图像信息，反馈新华社予以修正。

(四)各系及时整理、审核毕业学生相关档案资料，分别在学生处和院办对相关内容进行盖章。

(五)各系及时组织学生到计财处、学生处、图书馆等部门协商处理毕业学生欠费、毕业学生助学贷款、未归还借阅图书等事宜。

(六)根据学院审核通过的毕业生名单，粘贴毕业证书照片，学生处负责加盖学院钢印、公章和院长个人印章。

(七)各系学籍信息员根据学生处的具体安排，做好毕业证书的保管、核发等工作。

(八)教务处制定和完善学生学业成绩评定和管理办法，于5月底前完成学生的毕业评价并报学生处。

(九)按结业处理的学生，经考试、考核符合毕业要求后，由学生处统一到省教育厅办理换发毕业证书手续。

(十)各系按时间要求逐一检查、落实、完成各项毕业生毕业前各项工作。并配合有关部门做好档案归档、户口迁移等工作。

六、学生档案管理

学生的学籍档案及常态管理，在学生处统一领导下，由各系负责完成：

(一)每学期末，各系通过个人小结、师生民主评议对每个学生进行操行鉴定并及时归入学生档案。

(二)各系将教务处认定的考试成绩单归入档案。

(三)各系负责将学生在校期间的表现情况、诚信档案和奖惩情况归入学生档案。

(四)各系负责将招生资料、学生实习报告等归入学生档案。

(五)各系负责将毕业资料、就业报到资料等归入学生档案。

(六)各系负责将其它和学生学习、生活、思想品德和社会实践等相关的资料归入学生档案。

七、毕业学生学历资格认定

(一)学生本人应携带身份证、毕业证书原件在学院办公室开具“查询单”、由档案馆和学生处办理相关手续;如果不是查询本人学历，需提供查询人的委托书;如果原件遗失须提供其它相关证明材料，比如：在校期间的照片或者毕业留念册等纸质可靠依据;

(二)第三方查询(组织、纪检部门)需向学院办公室提供单位“介绍信”，经核实后开具查询单方可查询。

(三)学生处学籍管理人员依据学院档案馆提供的录取表、毕业审核登记表和毕业派遣名册等复印件结合学籍专网仔细核验后，出具学历证明，经院办审核后加盖公章;需学历认证的学生持相关资料到山西省政务中心进行学历认证，欠费学生和没有完成学业学生不能进行学历认证。

本规定自印发之日起执行。